Vedení účetnictví v mnoha firmách aktuálně prodělává masivní přesun z papírů do světa digitálního. I nás v LERICE digitalizace účetních dokladů dostihla a připravili jsme proto pro vás krátké shrnutí našich postřehů a zkušeností. Článek můžete brát jako příjemné odreagování od světa daňových předpisů a nařízení, ale také jako vodítko při cestě za digitalizací a důkaz, že změn se není třeba bát.

 Historie a první záchvěvy digitalizace

O vytěžování účetních dokumentů a jejich digitalizaci jsme se začali poprvé zajímat v roce 2016. Nákup nové výkonnější kopírky umožňoval spojit skenování se současným vytěžením dokumentu. Digitalizovaná data pak měla být z kopírky automaticky přenášena na server k dalšímu zpracování. Dnes se tomu již nechce věřit, ale tehdejší navržený koncept digitalizace vycházel z předpokladu, že převážná část přijatých faktur přichází v listinné podobě. Až v druhém kroku se koncept zabýval dokumenty, které jsou přijaté přímo v elektronické formě. Od tehdejšího návrhu digitalizace jsme upustili, řešení nám připadalo příliš komplikované, a i cena byla značně vysoká.

O rok později v roce 2017 jsme se o digitalizaci pokusili podruhé. I přesto, že jsme měli jasnější představy o tom, jak si proces digitalizace představujeme a co od něj očekáváme, pokus skončil neúspěšně. Naše představy a očekávání se příliš rozcházely s nabídkou řešení, které nám dodavatel představil po provedení úvodní analýzy. Nepotkali jsme se ani v cenovém rozpětí.

V mezičase doznala oblast vytěžování a digitalizace rychlého technického pokroku, a i legislativně se proces elektronizace dokumentů vyjasnil a ukotvil. Na trhu se začala objevovat řešení, které vypadala realizovatelně. A my jsme měli už z minulosti ujasněné, jak bychom celý proces od přijetí elektronického dokumentu, přes zpracování až po jeho elektronické uchování chtěli mít nastavený.

Co jsme hledali? 

Řešení nabízená na trhu při digitalizaci dokumentů vychází často z principu, kdy příjem dokladů v elektronické podobě probíhá na sběrný e-mail ve formátu fakturace@firma.cz, čímž jsou doklady automaticky předány pro další schválení a zpracování. Touto cestou se nám zrovna moc jít nechtělo. Jednak považujeme e-mail za nejhorší možný nástroj pro předávání dokladů, obzvláště je-li jich pravidelně zasíláno velké množství, jednak by tato cesta přinášela nutnost poměrně razantního přenastavení procesů i na straně našich klientů.

Přáli jsme si spíše cloudové úložiště a webové rozhraní, přes které k nám budou klienti nahrávat předávané doklady a přes které také budou ke zpracovaným dokladům a ostatním dokumentům přistupovat.

Rovněž jsme se zodpovědně zabývali otázkou, jak budeme klientům předávat elektronicky zpracované účetní doklady v případě, když se od nás klient rozhodne odejít a účetnictví bude potřeba převést jinam. S tím souvisel i požadavek, aby po vyexportování elektronických dokladů na externí úložiště zůstala zachovaná logická vazba mezi konkrétním PDF souborem a účetním záznamem v účetním deníku. A to oběma směry.

Samozřejmě nás zajímala také cena, kterou budeme za diskový prostor potřebný pro uchování elektronických dokumentů platit.

A jaké řešení nakonec vyhrálo?

Nejlepší odpověď na naše požadavky pro předávání a uložení elektronických dokumentů nám dávalo prostředí SharePoint Online, který je kompletně hostovaný na serverech Microsoftu a který využíváme v rámci balíčku Office 365 jako firma již řadu let.

Na prvotní myšlenku využití Sharepointu coby komunikační platformy s našimi účetními klienty nás přivedli naši externí IT konzultanti. Věděli o našich dlouhodobých snahách o digitalizaci a rovněž znali náš záměr propojit digitalizaci a vytěžování se systémem SharePoint Online. Posléze nám doporučili společnost Avetec technologies, která je autorem systému na vytěžování a zpracování dokladů LiDok. Ten nejenže dával předpoklad snadného vytěžování dokumentů, ale především jsme od společnosti Avetec dostali návrh řešení, který byl procesně upravený našim potřebám a byl v akceptovatelné cenové relaci. Další pokus o digitalizaci byl do třetice úspěšný.

Pak již probíhalo vše hladce a koncem roku 2019 jsme LiDok nasadili do testovací fáze. V roce 2020 jsme začali digitálně vytěžovat a elektronicky zpracovávat naše interní účetnictví a účetnictví několika vybraných účetních klientů. Nyní od ledna 2021 jsme LiDok nasadili na většinu ostatních účetních jednotek, které spravujeme.

Před a po – neboli co nám digitalizace přinesla?

Při klasickém zpracování účetnictví, kdy jsou příslušné účetní doklady uchovávány v listinné podobě, musí po vlastním zaúčtování dokladu do účetního softwaru nutně následovat přidělení čísla tomuto dokladu (zpravidla ručním zápisem přímo na doklad), a případně i vytištění tzv. „košilky“, tedy lístku, na kterém jsou zaznamenaný náležitosti účetního dokladu. Doklad se poté uloží do šanonu.

Mezistupněm je pak proces, kdy je vlastní účetní doklad v listinné formě buď konvertován (nejčastěji naskenován) do elektronické formy, nebo je přímo v elektronické formě již přijat a s kterým je pak již s jako elektronickým dokladem po celou dobu pracováno. Namísto automatického vytěžení dat z elektronického dokladu je ale stále povinností účetní příslušná data z dokladu v elektronické podobě zadat do účetního softwaru. Následně musí účetní vytvořit logickou vazbu mezi účetním záznamem v účetním softwaru a vlastním elektronickým dokladem a tento doklad (nejčastěji PDF soubor) uložit do definovaného adresáře. Odpadá papírování v podobě tisku košilek a řazení listinných dokladů do šanonu, následné předávání zpracovaných dokladů klientům a další s tím spojená administrativa.

V případě plného vytěžování dat a digitalizace účetnictví vymizí nejen proces manuálního zadávání dat do účetního softwaru (ten je nahrazen kontrolou, zda k vytěžení došlo korektně), ale odpadá i ruční vytvoření logické vazby mezi elektronickým dokladem a záznamem v účetním softwaru. Dále není nutné manuálně ukládat elektronický účetní doklad do definovaného adresáře. To vše již probíhá automaticky.

„Osobně vidíme hlavní přínos digitalizace účetnictví ani ne tolik ve vlastním vytěžení dat, ale právě v automatizaci tohoto navazujícího procesu, kdy systém sám vytváří logickou vazbu mezi účetním záznamem v účetním softwaru a vlastním elektronickým dokladem, a zároveň daný elektronický doklad korektně přesune do předem definovaného adresáře“.

Odpadá riziko chybovosti z důvodu lidského faktoru a někdy i lidské lenosti dotáhnout manuální proces uložení dokladu dokonce.

V rámci vytěžení dat dochází i k vytěžení veškerých dalších informací o dodavateli nebo odběrateli a jejich uložení do příslušného adresáře, včetně např. čísla bankovního účtu. Při každém dalším vytěžení dokladu od stejného dodavatele/odběratele dochází zároveň k automatické kontrole vytěžených dat s údaji v adresáři, čímž je v podstatě zajištěna dvojí kontrola. Což velmi snižuje riziko, že například účetní omylem pro klienta vygeneruje platební příkaz s chybným číslem bankovního účtu, či přehlídne, že dodavatel číslo bankovního účtu změnil.

Výhled do nejbližší budoucnosti

Ne zcela všechny účetní jednotky jsou pro proces digitalizace vhodnými kandidáty. I mezi našimi klienty najdeme ty, kteří preferují listinnou formu účetních dokladů. Je to pro něčím, na co si lze sáhnout, co si mohou ověřit, že existuje, a co vnímají jako jakousi záruku správnosti.

Dále jsou zde účetní jednotky, u kterých se účtuje ročně jen malý počet účetních dokladů, a zde nemusí být proces vytěžování a digitalizace tolik efektivní.

Zcela jistě ale dává digitalizace velký smysl u účetních jednotek, kde účtujeme na týdenní bázi velké množství často se i opakujících dokladů a klienti jsou zároveň elektronizaci naklonění. Takové účetní jednotky jsou ideálními kandidáty pro vytěžování dat a digitalizaci účetnictví a těch se námi aktuálně zaváděné inovace v tuto chvíli týkají.

Vize do vzdálenější budoucnosti

Jak jsem již zmínila, pro předávání elektronických dokladů mezi námi a našimi klienty jsme zvolili jako platformu SharePoint Online. Přímo se nabízí, abychom týmový web zřízený pod SharePoint Online s klientem sdíleli nejen coby archiv zpracovaných účetních dokladů, ale především jako místo, kam ukládáme naše veškeré výstupy, od měsíčních přiznání k DPH, přes reporting, až po roční účetní závěrky a roční daňová přiznání. Klient tak může mít vše od nás na jednom místě, vždy online dostupné a přehledné.

V rámci Sharpointu Online je k dispozici navíc celá řada funkcí, které lze provozovat. Prostřednictvím aplikace Microsoft Teams a vytvoření týmové skupiny se příslušná webová stránka může stát komunikačním kanálem, prostředkem pro sdílení různých dokumentů a informací. Část komunikace se tak může přenést z nepřehledných a přeplněných e-mailových schránek do skupin na SharePointu. Těžiště pro další zefektivnění procesů komunikace mezi námi a klienty vidíme do budoucna právě v této rovině.

A slovo na závěr..

Stejně jako využíváme v LERICE více účetních softwarů v závislosti na potřebách a požadavcích klientů, očekáváme, že i v oblasti digitaliazce a vytěžování v budoucnu naimplementujeme i jiná další řešení podle situace. Možná dojde i na zatracované přijímání dokladů na sběrný e-mail, které má tu výhodu, že zachovává auditní stopu od původního výstavce a odesílatele elektronického dokladu. A třeba dojde k technologickému pokroku, který umožní e-mail jako článek v komunikačním řetězci přímo vynechat. Ale o tom si povíme více za pár let.