Pokud zaměstnavatel vyšle zaměstnance na tuzemskou pracovní cestu, cestu mimo pravidelné pracoviště, případně na mimořádnou cestu v souvislosti s výkonem práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce nebo pravidelného pracoviště, musí zaměstnanci poskytnout náhradu. Výše cestovních náhrad jsou vyhlašovány na daný kalendářní rok vyhláškou Ministerstva práce a sociální věcí.

Jmenovitě se jedná se o náhradu jízdních výdajů, jízdních výdajů k návštěvě člena rodiny, výdajů za ubytování; zvýšených stravovacích výdajů (stravné) a nutných vedlejších výdajů.

Stravné

Zaměstnanci na pracovní cestě dostanou v roce 2024 víc peněz. Od ledna se zvyšují sazby stravného. Vyšší bude také základní náhrada pro lidi, kteří jedou vlastním autem. Roste také paušál za naftu a elektřinu, naopak klesá paušál za benzin.

Minimální částka stravného se zvyšuje o jedenáct korun v prvním pásmu (nejkratší cesty), o 16 korun ve druhém pásmu a o 26 korun ve třetím pásmu (nejdelší cesty).

Pro nepodnikatelskou sféru stanoví vyhláška pro rok 2024 následující pásma:

• 140 až 166 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 212 až 256 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
• 333 až 398 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Pro podnikatelskou sféru došlo ke stejnému zvýšení, ale vyhláška stanoví jenom minimální částky:

• 140 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin,
• 212 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin,
• 333 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin.

Soukromá firma je vázána jenom spodní hranicí, může zaměstnanci proplatit i jakoukoliv vyšší částku – na rozdíl od státní správy, samosprávy a s nimi spojených organizací ji neomezuje horní hranice. Při překročení takového stropu se však příjem nad limit stává nejen předmětem daně u zaměstnance, ale také podléhá odvodům na sociální a zdravotní pojištění jak za zaměstnance, tak za zaměstnavatele.

Zaměstnanci nemusí nijak prokazovat, jaké konkrétní výdaje za jídlo a pití během pracovní cesty měli. Mají nárok na paušál podle počtu hodin bez ohledu na to, že ve skutečnosti utratili méně, nebo že třeba vůbec nejedli.

Jestliže však některé jídlo zajistí přímo zaměstnavatel (a pro zaměstnance je tedy zadarmo), stravné bude nižší. Takové jídlo může firma třeba zaplatit u domluveného partnera, zajistit během konference nebo zahrnout do úhrady ubytování v hotelu (formou plné penze či polopenze). V oblasti „krácení“ stravného k žádným změnám nedochází.

Za každé jídlo zadarmo, které má povahu snídaně, oběda nebo večeře, se stravné krátí

• o 70 procent u služební cesty v rozsahu 5 až 12 hodin,
• o 35 procent u služební cesty v rozsahu od 12 hodin do 18 hodin,
• o 25 procent u služební cesty v rozsahu nad 18 hodin.

A nárok na stravné zaniká úplně, když zaměstnanec během pracovní cesty v rozsahu až 12 hodin dostane zadarmo dvě jídla, 12 až 18 hodin dostane zadarmo tři jídla.

Základní náhrada při použití automobilu

Víc peněz dostanou i zaměstnanci, kteří na pracovní cestu jedou vlastním autem.

Takzvaná základní náhrada za používání osobních silničních motorových vozidel pro rok 2024 stoupla na 5,60 Kč z dřívějších 5,20 Kč za kilometr. U jednostopých vozidel (motorek) a tříkolek stoupla náhrada o desetník na 1,50 Kč za kilometr. Zvýšení reaguje na růst cen spojených s pořízením a provozem vozidel.

Nárok na vyhláškou určenou náhradu má automaticky každý, který se souhlasem zaměstnavatele použije k pracovní cestě vlastní auto. Náhrada má kompenzovat opotřebení auta a jeho servis.

Průměrné ceny PHM

Kromě toho má zaměstnanec nárok na proplacení pohonných hmot, a to buď podle skutečně zaplacené ceny, nebo podle průměrné ceny stanovené vyhláškou. Pokud zaměstnanec uplatní cestovní náhrady formou paušálu, má od ledna 2024 nárok na:

• 38,20 Kč za litr benzinu s oktanovým číslem 95 (v roce 2023 to bylo 41,20 Kč),
• 42,60 Kč za litr benzinu s oktanovým číslem 98 (v roce 2023 to bylo 45,20 Kč),
• 38,70 Kč u motorové nafty (od července 2023 to bylo 34,40 Kč),
• 7,70 Kč za jednu kilowatthodinu elektřiny (od března 2023 to bylo 8,20 Kč).

Cena paliva se vynásobí spotřebou auta podle technického průkazu a počtem ujetých kilometrů.

Sazba základní náhrady za 1 km jízdy stanovená vyhláškou je pro zaměstnavatele ze státní správy závazná, bez možnosti ji před vysláním zaměstnance na pracovní cestu sjednat nebo určit ve vyšší částce, jako je tomu u zaměstnavatele provozujícího podnikatelskou činnost.

V souladu s ustanovením § 158 zákoníku práce prokazuje zaměstnanec cenu pohonné hmoty dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou. Pokud má zaměstnanec více dokladů na nákup pohonných hmot souvisejících s pracovní cestou, vypočítá se cena aritmetickým průměrem. Je ale možné využít i jiný způsob prokazování cen pohonných hmot, a to s použitím jejich průměrných cen stanovených vyhláškou. Platí jak pro pracovní cesty zaměstnanců, tak pro osoby samostatně výdělečně činné.

Při použití veřejné dopravy nebo taxi proplácí zaměstnavatel skutečné výdaje na základě dokladu, tedy nejčastěji jízdenky. Podobně je to s ubytováním. Zaměstnanec má nárok i na proplacení dalších nutných výdajů, které souvisí s pracovní cestou. Jde například o poplatek za parkování, mýtné, úschovu zavazadel a podobně.

Příspěvek na stravování

Výše cestovních náhrad bude mít dopad i na oblast stravování. Od roku 2024 se zásadně mění benefity týkající se stravování zaměstnanců. Pokud se zaměstnavatel rozhodne poskytovat zaměstnancům příspěvek na stravování, může tak učinit buď formou peněžitého stravenkového paušálu, finančně dotovanými stravenkami nebo možností navštěvovat za zvýhodněných podmínek vlastní zařízení závodního stravování, například závodní nebo školní jídelnu.

Od roku 2024 se sjednocují podmínky pro osvobození příspěvku zaměstnavatele pro všechny tyto tři formy stravování zaměstnanců. Aby byla finanční částka, kterou zaměstnavatel zaměstnanci na stravování přispívá, osvobozena u zaměstnance od daně z příjmů, musí být předem splněny stanovené podmínky.

Konkrétně musí být odpracovány alespoň 3 hodiny během směny (nebo kalendářního dne, pokud se jedná o zaměstnance bez pevně rozvržených směn podle zákoníku práce). Během této doby nesmí vzniknout nárok na stravné. Limit, do kterého je příspěvek pro zaměstnance osvobozený, se určí jako 70 % horního limitu stravného pro pracovní cestu trvající 5 až 12 hodin, tedy jako 70 % ze 166 Kč, takže v roce 2024 to bude částka 116,20 Kč.

Pro zaměstnance, kteří pracují delší směny (více než 11 hodin s přestávkou na jídlo a oddech), je možné poskytnout další osvobozený příspěvek do stejného limitu.

Zahraniční pracovní cesty

Od ledna 2024 dochází také ke zvýšení zahraničního stravného při cestách do některých států. V rámci Evropy se například zvyšuje stravní při cestách do Švédska, Norka, Maďarska, na Kypr nebo do Chorvatska.

Stravné při cestách na Slovensko, do Rakouska nebo do Německa zůstává beze změny. Více informací můžete nalézt v našem článku ZDE, kde se zahraničnímu stravnému věnujeme.

Pokud vás problematika pracovních cest a poskytování stravného zajímá blíže, neváhejte se na nás obrátit. Rádi Vám poskytneme příslušné informace.