Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele (JMHZ) představuje zásadní změnu v systému předávání informací z mzdové agendy státním orgánům. Tento nový systém, upravený zákonem č. 323/2025 Sb., s účinností od 1. ledna 2026, sjednocuje dosavadní různé povinnosti zaměstnavatelů do jednoho elektronického hlášení, které nahradí více než 20 dosud podávaných formulářů a výkazů. Cílem je snížit administrativní náročnost, zjednodušit a zpřehlednit komunikaci mezi zaměstnavateli a státními institucemi.

Obsah zákona o JHMZ

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele zahrnuje povinnost zaměstnavatelů předávat stanovené údaje příslušným státním institucím. V zákoně je přesně definováno, kdo je zaměstnavatel, zaměstnanec a zaměstnání, dále také den nástupu do zaměstnání a možnosti předregistrace. Zákon rovněž zmocňuje vládu stanovovat, jaké konkrétní údaje musí být v JMH uvedeny.

Lhůta pro podání hlášení je stanovena od 1. do 20. dne následujícího měsíce a podání je považováno za platné až po doručení ČSSZ. V případě technických problémů, které brání platnému podání, se hlášení považuje za neúčinné. Zaměstnavatelé mají také povinnost podávat opravná hlášení, pokud zjistí chyby.

Součástí JMHZ je vedení centrálních evidencí zaměstnanců a zaměstnavatelů, kdy každému zaměstnanci bude přiděleno osobní identifikační číslo. Dále bude každému zaměstnavateli včetně příslušné mzdové účtárny přidělen identifikátor zaměstnání. Veškeré údaje budou uchovávány po dobu 20 let a zpřístupněny oprávněným uživatelům.

Zpřístupnění údajů uživatelům údajů znamená, že oprávněné instituce a orgány veřejné moci budou mít přístup k informacím vedeným v jednotném měsíčním hlášení, které potřebují k výkonu svých pravomocí. Sdělování údajů zaměstnavatelům pak znamená, že zaměstnavatelé obdrží zpětně informace z tohoto systému. Tento vzájemný tok dat mezi správci údajů a zaměstnavateli má zajistit efektivní sdílení a využití informací v rámci státní správy a zároveň podpořit transparentnost a správnost evidovaných dat.

Zákon stanoví sankce za nedodržení povinností, které se pohybují od 20 000 Kč až do
100 000 Kč, případně pokutu výpočtově vázanou na počet zaměstnanců ve výši 5 000 Kč za každého.

Struktura a obsah hlášení

JMHZ se skládá ze tří částí:

• Souhrnná část obsahuje základní identifikační údaje o zaměstnavateli (například IČO, název, sídlo) a souhrnné finanční údaje za příslušné období.
• Pojistná část shrnuje údaje o odvodech na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, které odvádí zaměstnavatel.
• Individualizovaná část obsahuje podrobné informace o jednotlivých zaměstnancích, včetně jejich rodného čísla, druhu pracovního poměru, dat nástupu a ukončení pracovního poměru, mzdě, a také údaje o dočasné pracovní neschopnosti či rodičovské dovolené.

Tyto data budou zaměstnavateli podávána elektronicky prostřednictvím systému spravovaného Ministerstvem práce a sociálních věcí (MPSV), které je také hlavním příjemcem a správcem systému.

Povinnosti zaměstnavatele a lhůty

Zaměstnavatelé budou povinni podávat jednotné měsíční hlášení jednou měsíčně ve lhůtě od 1. do 20. dne kalendářního měsíce následujícího po měsíci, za který se hlášení podává. Tento termín je pevný a nebude možné jej prodloužit ani prominout. Podání bude možné pouze elektronicky – prostřednictvím datové schránky, portálu ČSSZ nebo jiného technického datového rozhraní.

Součástí systému jsou i nové evidence vedené MPSV – evidence zaměstnavatelů a evidence zaměstnanců. Zaměstnavatelé se musí přihlásit do evidence nejpozději dva pracovní dny před příchodem prvního zaměstnance, přihlásit každou mzdovou účtárnu a evidovat nástupy, změny i odchody zaměstnanců v určených lhůtách.

Zavádění systému

JMHZ začne platit od 1. ledna 2026, přičemž povinnost samotného podávání JMHZ nastává od 1. dubna 2026. Mezi lednem a březnem 2026 proběhne přechodné období, během kterého musí zaměstnavatelé podat hlášení za první čtvrtletí nejpozději do 30. června 2026.

Významné je, že JMHZ neřeší podávání údajů zdravotním pojišťovnám, kde zůstávají běžné povinnosti platné dle dosavadních pravidel.

Pilotní projekt

Od 1. července 2025 probíhá testování jednotného měsíčního hlášení zaměstnavatele (JMHZ) u vybraných a určených zaměstnavatelů.

K vyžadování duplicitních údajů od zaměstnavatelů v rámci pilotního projektu je potřeba, aby tento postup byl výslovně stanoven platnou právní normou. Pilotní fáze je legislativně podložena zákonem č. 582/1991 Sb., o organizaci a provádění sociálního zabezpečení.

Povinně se do této zkoušky zapojují Ministerstvo práce a sociálních věcí, Ministerstvo financí, Český statistický úřad a jejich příslušné orgány jako Česká správa sociálního zabezpečení nebo Generální finanční ředitelství. Kromě nich se do projektu mohou dobrovolně přihlásit vybrané organizace.

Závěr

Jednotné měsíční hlášení zaměstnavatele představuje revoluční krok v administrativě zaměstnavatelů v České republice. Zavedením jednotného elektronického hlášení dojde k výraznému omezení administrativní zátěže, snížení chybovosti dat a zefektivnění komunikace s orgány veřejné moci.

Zaměstnavatelé by měli co nejdříve začít s přípravou na tento nový systém, který od roku 2026 zásadně změní způsob předávání dat o zaměstnancích a jejich mzdách.

Pokud byste měli k dané problematice jakékoliv dotazy, obraťte se na nás, rádi Vám s čímkoliv pomůžeme.